Kurzbeschreibung

Das Übersichtsblatt ist eine Zusammenstellung aller gültigen Richtlinien, Informationen und Checklisten, also gleichsam ein Handbuch zusammengefasst auf einer Seite. Es liegt am Desktop aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und hilft, die benötigte Information schnell und unkompliziert zu finden. Wenn auf den Namen einer Richtlinie, einer Information oder eines Ablaufs geklickt wird, erscheint direkt die letztgültige Fassung des Dokuments. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter findet auf dem Übersichtsblatt die relevanten beschriebenen Abläufe, Checklisten, Formulare, Informationen, Musterbeispiele, Organisationsrichtlinien und Richtlinien, die für ihren bzw. seinen Bereich gültig sind.

Geordnet ist das Übersichtsblatt nach den Perspektiven des Qualitätsmanagement-Systems E-Qalin® (Bewohner/innen, Mitarbeiter/innen, Führung, Umfeld, Lernende Organisation), die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt sind. In der Struktur und Farbgestaltung sehen somit die Übersichtsblätter gleich aus, in den Inhalten differieren sie für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter je nach Bereich.

Entstehungsprozess

Bis zur Entwicklung des Übersichtsblattes waren die verschiedenen Prozessbeschrei-bungen und Richtlinien in einer Laufwerkstruktur nach unterschiedlichen Bereichslogiken angeordnet. Die Dokumente waren nicht alle aktuell, es gab zum Teil mehrere Versionen ein und desselben Dokuments. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatten oftmals große Schwierigkeiten, die relevanten Dokumente zu finden und den Überblick zu bewahren. Mit der Idee des Übersichtsblattes konnte eine Lösung gefunden werden. Jeder Bereich definierte die relevanten Richtlinien, Informationen und Abläufe. Jedes Dokument wurde mit einer Fußzeile versehen, in der die Gültigkeit, die verantwortliche Person, das Gültigkeitsdatum und die Wiedervorlage angeführt sind. Das Qualitätsmanagement erinnert die zuständigen Personen rechtzeitig, wenn ein Dokument zu überarbeiten ist.

Zielsetzungen

• Der Überblick über wesentliche Prozesse, Richtlinien, Informationen und Formulare ist gewährleistet.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden das Dokument, das sie gerade benötigen, auf Knopfdruck.
• Es ist klar ersichtlich, wer für ein Dokument verantwortlich ist.
• Es gibt ein System der sinnvollen Aktualisierung der Richtlinien und Prozesse.
• Es gibt keine alten/nicht mehr gültigen Richtlinien und Abläufe mehr.
• Die Perspektiven und Kriterien von E-Qalin® werden auch zwischen den Selbstbewertungen in Erinnerung gerufen.

Auswirkungen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich sicherer und finden die benötigten Informationen schneller. Führungskräfte bewahren besser den Überblick und werden in der Aktualisierung der einzelnen Dokumente unterstützt. In der Einschulungsphase bedeutet das Übersichtsblatt natürlich für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Menge an Information, bietet aber nicht nur den neuen Kolleginnen und Kollegen eine gute Orientierung.